Tijdens het jaarlijkse ACIE-congres waren de plenaire sprekers vanuit Liverpool wereldwijd online te bekijken. Vanuit een studio werden bezoekers, panelleden en de congresorganisatie geïnterviewd over hun ervaringen. Bovendien sloegen we met een brede mix van social media de brug naar een zogenoemd “hybrid event”: de grenzen tussen offline en online bijeenkomsten vervagen. In samenwerking met Live Online Events creëerde Nameshapers interactieve online content vanaf de beursvloer.

Wat je hebt gemist

Je hebt wellicht Oliver en Gerdie op het podium gezien toen we de hybride livestream introduceerden, de social media activiteiten aankondigden of gasten en sprekers interviewden. Of zag je ons in actie in de exclusief gebouwde tv-studio op de beursvloer? Bekijk hier enkele video’s van het Associations Congress-kanaal:

Introduction day 2 and how to use social media gaming for events

Interview with Congress Director Linda Pereira

Final session in the studio, thanking the virtual delegates for attending

Hoe kun jij de beleving van jouw event verbeteren?

Interactie met bezoekers staat voorop bij elk congres. Maar hoe staat het met de niet-bezoekers? Met een eigen programma om het plenaire podiumgedeelte heen produceerden we een livestream die de interactie tussen beide groepen offline en online versterkt. We verbonden de fysieke en virtuele bezoekers op een uitgebreide, vernieuwende manier die volgens congresdirecteur Damian Hutt “a leap in quality of experience” opleverde. Nameshapers biedt organisaties diverse mogelijkheden om de beleving en impact van evenementen te verbeteren door hybride elementen te integreren. We adviseren van tevoren met strategische planning tot en met de uitvoering op de dag(en) van het evenement zelf. Denk hierbij aan:

• Stimuleren van actief social media gebruik door deelnemers
• Livestream presenteren
• Online uit te zenden talkshow in een professionele studio
• Social media side-kick
• Social gaming (het belonen van acties op social media)
• Social media moderatie
• Weergeven van social media activiteiten op jouw event
• Virtual goodiebag
• Social media en buzz rapportage

10 ultieme tips om direct op jouw event toe te passen!

We willen iedereen op pad helpen om zelf de eerste stappen te nemen om zelf een hybride event, beurs of congres te organiseren.

1. Stel vast wie er niet komen opdagen: als je weet wie dit zijn, kun je ze last minute uitnodigen voor het online event.
2. Verbind je offline & online event: communiceer overal maar vraag in ieder geval je sprekers om hun eigen online public te activeren.
3. Geniet ervan en deel wat je leert: hybrid events zijn voor iedereen nieuw. Durf te experimenten, zet je content opnieuw in, geef je online publiek een stem en deel je ervaringen openhartig!
4. Bekijk de rest van de tips in deze presentatie:

Social gaming
Voor de bezoekers zelf en ook voor de betrokkenen buiten de zaal introduceerden we ‘social gaming’: een speelse manier om interactie te stimuleren. Een aantal acties in social media werden beloond met een fysieke prijs. Zo koos social media moderator Oliver de Leeuw de beste bijdrage via Twitter, de leerzaamste learning die in de LinkedIn Group gedeeld werd en de beste tip die men bij het inchecken op Foursquare achterliet.

Gratis registratie

De livestream was voor iedereen toegankelijk na een gratis registratie. Zo wisten wij live wie er meekeken en konden we het programma waar mogelijk nog specifieker afstemmen op de doelgroep. Deze kijkers hebben een aparte mailing ontvangen van de organisatie met een speciaal lidmaatschapsaanbod en een beschermde omgeving om de video’s in terug te kijken.

Hoe kon je meedoen?

Meepraten op Twitter kon met hashtag #ACIE12live of door je bijdrage naar @acie12live te sturen. Discussieer ook nu nog mee in de LinkedIn Group en bekijk de gedeelde foto’s op Instagram met #ACIE12live. Ook organiseerden we een Google+ Hangout om te praten over succesverhalen en andere ervaringen met hybride events.